INCIDENTOffice maakt het mogelijk om zelf formulieren (bijvoorbeeld een ongevalsformulier) te genereren, dit maakt het een handige tool om incidenten te registeren, op te volgen en af te handelen. Omdat het gelijk beschikbaar is binnen TDOffice voor de technische dienst kan deze makkelijk ingeschakeld worden om een probleem op te lossen via een werkorder.

Incidentmelding

Het maken van een incidentmelding moet simpel en toegankelijk zijn omdat het anders niet gedaan wordt. Het meldingenscherm is in INCIDENTOffice volledig zelf te creeren en kan heel simpel, maar ook uitgebreid gemaakt worden. Afhankelijk van de organisatie en wensen van de gebruikers.

Het kan gewenst zijn dat de incidentmelding een alert (mail) genereert zodat andere medewerkers, bijvoorbeeld de veiligheidsmanager, direct op de hoogte is. Bij een melding kunnen foto’s, geluidsopnames en allerlei andere zaken als bijlage worden opgeslagen. Er is een mobiele app beschikbaar zodat tekst en foto’s snel en simpel via de mobiele telefoon vastgelegd kunnen worden. Deze gegevens zijn vervolgens binnen enkele secondes beschikbaar in INCIDENTOffice.

Formulier

Een incidentmelding bevat de basisinformatie. Veelal is een specifiek formulier, bijvoorbeeld een ongevalsformulier benodigd om de meldingsgegevens verder uit te werken. Omdat zo’n formulier complex kan zijn wordt het invullen hiervan meestal door een specifieke (veiligheidskundig) medewerker uitgevoerd.

Voorbeeld van een ongevalsformulier

Opvolging

De incidentmelding kan tot bepaalde acties (werkorders) leiden. Op de werkorder(s) kan vermeld worden wie wat wanneer moet doen. De oorspronkelijke meldings- en formuliergegevens zijn volledig beschikbaar bij de werkorder(s).

Om te bewaken dat het probleem zich in de tijd niet meer voor doet kunnen in de planning specifieke planregels worden opgenomen zodat de bewaking hiervan geborgd is.

Dossier

Bij het formulier staan alle meldingen, werkorders (acties), planregels en bijlages gegroepeerd zodat er een elektronisch dossier is ontstaan inzake alle meldingen. Het is mogelijk om alle formulieren samen te voegen tot een groot incidentendossier, bijvoorbeeld per jaar, via een dossierobject. Hierdoor wordt een praktische en overzichtelijke historie opgebouwd van alle incidenten.

Schema overzicht van een incident

INCIDENTOffice is beschikbaar in het Nederlands, Duits, Engels en Spaans. Andere talen zijn uiteraard mogelijk.

Heeft u interesse in onze software, of wilt u meer informatie, aarzel niet om contact op te nemen.

Neem contact op